Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp hiện nay

Thu hồi công nợ là một quá trình khó khăn và không phải ai cũng có thể đảm nhận và hoàn thành tốt. Để thực hiện tốt quá trình thu hồi công nợ hiệu quả, ngoài những kỹ năng và bản lĩnh cần có của người thu hồi nợ, các doanh nghiệp cần có quy trình thu hồi công nợ hợp lý.

Kế hoạch thu hồi công nợ bao gồm 7 bước, cụ thể:

1. Xác định số tiền tối thiểu cần đòi từ mỗi khách nợ

Đây là công việc đầu tiên bạn cần làm trước khi tiến hành bắt tay vào công tác thu hồi nợ. Tất nhiên, việc này buộc bạn phải phân tích ngân sách để tìm ra số tiền tối thiểu mà bạn cần phải có để duy trì hoạt động kinh doanh. Việc lên ngân sách tối thiểu này giúp bạn có kế hoạch triển khai thu hồi nợ cụ thể để từ đó đo lường được kết quả công việc của bạn.

2. Phân loại khách nợ

Khách nợ có nhiều loại, chúng ta có thể chia khách nợ thành hai nhóm theo tiêu chí: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Bạn sẽ cố gắng không làm mất lòng nhóm khách nợ quan trọng, nhưng có thể tỏ ra cứng rắn đối với nhóm kia. Lên kế hoạch phân loại khách nợ giúp bạn phân chia để chuẩn bị các tài liệu cũng như kỹ năng ứng phó với từng nhóm cụ thể.

3. Chọn người thu hồi nợ

Nên để sếp hay nhân viên đi đòi nợ, câu hỏi này dường như vẫn có nhiều quan điểm trái chiều nhau. Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người đó có thể thuộc bộ phận kế toán hoặc là một nhân viên có mối quan hệ tốt nhất với khách nợ.

Tuy nhiên, thực tế doanh nghiệp nên chọn người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó, bởi họ là người:

• Hiểu rõ về hồ sơ vụ việc và khoản nợ cần thu hồi: Không mất thời gian nghiên cứu hồ sơ.

• Hiểu rõ về khách nợ (Tâm sinh lý, tính cách, thói quen, sở thích): Không mất thời gian tìm hiểu về khách nợ hiệu quả cao hơn.

• Tránh cho khách nợ có cảm giác bị ép buộc, gây áp lực, truy nợ khi người đòi nợ không phải là người thường xuyên tương tác.

4. Nhắc khách nợ thanh toán trước khi nợ đến hạn

Khoảng 10 ngày trước khi khách nợ đến hạn phải thanh toán, bạn nên nhắc nhở họ chuẩn bị tiền. Bạn có thể gửi email, gọi điện, zalo... nhắc nhở khách nợ. 

Đối với một số trường hợp khách nợ đặc biệt, bạn nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi trước. Trong cuộc nói chuyện bạn không nên tỏ ra gay gắt hay tỏ vẻ sốt ruột. Nếu bạn làm đúng như thế, khả năng khách nợ trả nợ sẽ cao hơn. Nếu họ nói họ có vài vấn đề, bạn hãy đề nghị gặp mặt trực tiếp để tìm hiểu nguyên nhân và mức độ nghiêm trọng của tình hình. Nếu không chúng ta sẽ áp dụng các biện pháp để đòi nợ.

5. Đàm phán với khách nợ

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ đòi hỏi bạn phải có nghệ thuật khéo léo để thu hồi nợ thành công. Tránh dùng đến luật pháp thu hồi nợ, tốn kém chi phí và không giữ được mối quan hện tốt với khách hàng.
Nghệ thuật trong đàm phán là rất quan trọng, đòi hỏi bạn khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhưng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy theo tình hình thái độ của khách nợ.

Một công thức hiệu quả trong quá trình đàm phán đó là bạn có thể tham khảo:

• Vạch ra kế hoạch trả nợ cho khách hàng.

Khả năng thu nợ sẽ lớn hơn nếu bạn chấp nhận cho đối tác trả theo nhiều đợt. Mức lãi suất 5% dành cho số tiền nợ còn lại là mức mà khách nợ có thể chấp nhận. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng nên thảo luận về những lần mua hàng trong tương lai. Bạn nên nói rằng bạn sẽ không thực hiện bất kỳ giao dịch nào cho đến khi khoản nợ được thanh toán hết, hoặc chỉ bán hàng nếu đối tác trao tiền mặt ngay.

•  Chấp nhận thanh toán bằng hàng.

Trong trường hợp cần thiết bạn có thể cho đối tác thanh toán bằng hàng hóa của họ rồi đem bán chúng để lấy tiền. Cách này có thể giúp không phải vay tiền và tăng tốc độ lưu chuyển của dòng vốn. Tất nhiên, bạn chỉ nên chấp nhận những hàng hóa dễ bán và giá trị hàng hóa phải lớn hơn tiền nợ một chút. Bằng cách tỏ ra dễ tính với khách nợ, bạn sẽ giành được sự biết ơn của họ. Khi tình hình kinh doanh của khách nợ tiến triển, họ sẽ gắn bó với bạn hơn. Đây cũng được coi là một cách đòi nợ hiệu quả.

6. Nhờ đến toà án để đòi nợ

Kiện cáo là giải pháp đã được các doanh nghiệp ít tính tới, nhưng một khi doanh nghiệp “đụng” phải khách nợ cố tình lẫn tránh, thiếu trách nhiệm hoặc thanh toán chậm, nhỏ giọt thì toà án là cách đòi nợ hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, đây được xem là giải pháp cuối cùng, khi tất cả những cách thức đòi nợ khác đều không hiệu quả, vì giải pháp này rất mất thời gian (có khi cả năm), lại tốn kém (chi phí thuê luật sư, chuẩn bị đơn kiện). Ngoài ra, kiện cáo chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp có đề cập rõ ràng trong hợp đồng rằng nếu khách nợ vi phạm thì sẽ phải chịu các hình thức xử lý (như truy thu tài sản).

7. Cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ

Trong khi các khoản nợ chiếm tới 20-30% tổng tài sản của doanh nghiệp. Những khoản nợ khó đòi thường đưa vốn lưu động của doanh nghiệp vào tình thế bế tắc và rủi ro. Vì thế, doanh nghiệp nào cũng muốn kiểm soát và hạn chế tối đa tình trạng bị nợ. Do đó, "hãy cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu".

Phần lớn các khoản nợ khó đòi đều phát sinh từ chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh hiện tại, đưa ra những điều kiện cho nợ, nhất là cho kéo dài thời gian thanh toán, có vẻ còn hấp dẫn hơn là chào hàng giá rẻ. Từ đó, rủi ro nợ quá hạn, nợ không thanh toán gia tăng.

Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là vẫn bán chịu nhưng cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ… Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính xem nên bán chịu ở mức nào, khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt để vừa giữ chân của họ, vừa hạn chế rủi ro trong việc không đòi được nợ. Do vậy cách đòi nợ hiệu quả nhất chính là hạn chế sự phát sinh của các khoản nợ khó đòi.

Quy trình thu hồi công nợ giúp người làm công tác thu hồi nợ dễ dàng thực hiện hơn. Tùy từng đối tượng khách nợ, bạn có thể phân tích tình hình khách hàng và linh hoạt áp dụng quy trình này.